Nieuwsflits privegebruik auto

De Belastingdienst zal bij controles over de jaren 2010 en 2011 speciale aandacht besteden aan de belastingheffing over de auto van de zaak.

Het is daarom van belang dat de loonadministratie beschikt over actuele gegevens betreffende de auto van de zaak, zodat misverstanden en onnodige bedrijfsbezoeken van de Belastingdienst worden voorkomen.

Met deze cliëntennieuwsbrief willen wij u informeren over de fiscale behandeling van de auto van de zaak, zodat u op de hoogte bent van de ontwikkelingen, uw werknemers op de juiste wijze kunt voorlichten, weet van welke informatie u de salarisadministratie moet voorzien en u de fiscale risico’s voor uzelf zo klein mogelijk maakt.

1.    Privégebruik auto van de zaak

Uitgangspunt is dat, zodra u een auto ter beschikking stelt, rekening moet worden gehouden met een fiscale bijtelling. Slechts indien het tegenbewijs wordt geleverd dat de auto niet voor meer dan 500 kilometer privé wordt gebruikt, kan de bijtelling achterwege worden gelaten. De werknemer betaalt loonbelasting over de forfaitair bepaalde waarde van het privégebruik van de auto van de zaak.
Deze bijtelling voor privégebruik moet ook in aanmerking worden genomen als alle kosten van de privéauto worden betaald of vergoed door de werkgever.

Betaalt u alle kosten van de privé auto van uw werknemer? Uw werknemer heeft dan in fiscaal opzicht een auto van de zaak; breng uw salarisadministratie hiervan op de hoogte!

2.    Bijtelling

De bijtelling bedraagt in beginsel 25% van de cataloguswaarde (nieuwprijs inclusief bpm en btw). Deze regeling geldt ook voor bestelauto’s, ook al bent u zelf als ondernemer vrijgesteld van deze bpm.

Auto’s met een lage CO2-emissie kunnen onder lagere percentages vallen:
Voor auto’s met een nulemissie (elektrisch en waterstof) geldt vanaf 2010 een tarief van 0%. Voor zeer zuinige auto’s met een CO2-uitstoot van maximaal 95 gram/km bij dieselmotoren en 110 gram/km in overige gevallen geldt vanaf 2008 een 14%-tarief.
Voor zuinige auto’s daarboven, maar met een maximale uitstoot van 116 gram/km bij diesel en 140 gram/km in overige gevallen, geldt vanaf 2009 een 20%-tarief.

Soms moeten opties worden meegenomen in de cataloguswaarde. Vanaf medio 2006 geldt dat echter uitsluitend nog voor opties af-fabriek.

3.        Verklaring geen privégebruik

Als uw werknemer de auto van de zaak voor niet meer dan 500 km privé gebruikt, adviseren wij u dringend de bijtelling alleen achterwege te laten als de werknemer u een verklaring geen privégebruik overlegt. De werknemer kan zo’n verklaring aanvragen bij de Belastingdienst. Alleen met een dergelijke verklaring kunt u zonder risico’s op naheffing loonheffingen en (hoge) boetes  de bijtelling achterwege laten. Een eventuele correctie wordt geheven van de werknemer en niet van de werkgever. Als het voor u duidelijk is dat de verklaring ten onrechte is afgegeven, loopt u wel een risico op naheffing.

Stel, de werknemer informeert u in september dat hij de 500-kilometergrens heeft overschreden, of dat blijkt uit andere u ter beschikking staande gegevens. Dan moet u met ingang van de maand oktober een bijtelling voor het privégebruik van de auto toepassen. Doet u dat niet, dan wordt de naheffingsaanslag over de maanden oktober t/m december aan u opgelegd; u wist immers dat de verklaring geen privégebruik ten onrechte is afgegeven. Over de periode januari t/m september wordt nageheven van de werknemer. U mag over die maanden ook zelf correcties aanbrengen in de salarisadministratie.

4.        Terbeschikkingstelling van een auto van de zaak in de loop van het jaar

Indien de werknemer in de loop van het jaar een auto van de zaak ter beschikking gesteld krijgt, dan mag de bijtelling tijdsevenredig worden bepaald. Voor de vraag of er meer dan 500 km met de auto privé wordt gereden moet deze grens echter worden omgerekend naar een heel jaar.

Voorbeeld:

Uw werknemer krijgt met ingang van 1 oktober een auto van de zaak. In de periode
1 oktober tot en met 31 december rijdt hij 200 km privé. Het privégebruik op jaarbasis bedraagt 12/3 *200 km = 800 km; er dient een bijtelling plaats te vinden. De bijtelling bedraagt dit jaar 3/12 * 25%*cataloguswaarde.

Tijdsevenredige berekening komt ook aan de orde bij in-en uitdiensttreding of als de auto aan de werkgever moet worden teruggegeven: bijvoorbeeld tijdens ziekte of verblijf in het buitenland (let op: u moet dit kunnen aantonen). De bijtelling loopt echter gewoon door als de auto (ongebruikt) bij de werknemer thuis of bijvoorbeeld bij het vliegveld blijft staan.

5.    Wijziging van auto in de loop van het jaar

Ook bij verandering van auto in de loop van een jaar past u de tijdsevenredige berekening toe.

Voorbeeld:
Een auto met een catalogusprijs van € 20.000 wordt op 1 augustus vervangen door een auto van € 25.000. De bijtelling bedraagt op jaarbasis 7/12 × 25% van € 20.000 plus 5/12 × 25% van € 25.000.

Als een auto waarmee de werknemer minder dan 500 km rijdt wordt vervangen door een auto die hij wel voor meer dan 500 km gaat gebruiken, dan dient de bijtelling het gehele jaar op beide auto’s te worden toegepast. Dit is slechts anders bij wisseling van werkgever.

Voorbeeld:
Periode 1/1-31/7: auto 1 (minder dan 500 km privégebruik, met verklaring geen privégebruik): cataloguswaarde € 20.000;
Periode 1/8-31/12: auto 2 (meer dan 500 km privégebruik): cataloguswaarde € 25.000.
De bijtelling bedraagt op jaarbasis 7/12 × 25% van € 20.000 plus 5/12 × 25% van € 25.000.

Heeft uw werknemer met de eerste auto niet meer dan 500 km gereden (verklaring geen privégebruik) en met de tweede auto meer dan 500 km (geen verklaring aangevraagd)? Ook voor de 1e auto moet alsnog een bijtelling plaatsvinden; graag doorgeven aan de salarisadministratie zodat de correctie kan worden verwerkt.

6.    Specifieke regels voor de bestelauto

Voor bestelauto’s gelden soms specifieke regels. De bestelauto die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt  en bestemd is voor goederenvervoer valt bijvoorbeeld niet onder de forfaitaire bijtelling. De bijtelling bedraagt dan het werkelijk aantal privékilometers maal de kilometerkostprijs. Het gaat om bestelauto’s met één stoel, om zeer grote bestelauto’s die door hun maatvoering niet goed voor privédoeleinden bruikbaar zijn en om zeer specifiek ingerichte bestelauto’s.

Ook bestaat voor bestelauto’s de mogelijkheid om gebruik te maken van een vereenvoudigde rittenregistratie. De werknemer hoeft dan per rit niet alle gegevens bij te houden, als de gegevens over bezochte adressen maar uit uw administratie blijken en u toepassing van de vereenvoudigde rittenregistratie met de berijder bent overeengekomen. Indien gewenst, sturen wij u een modelovereenkomst daarvoor toe.

Voor bestelauto’s geldt ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een overeenkomst met daarin een verbod op privégebruik. De berijder hoeft dan geen rittenregistratie meer bij te houden. U loopt dan echter wel het risico om zelf met naheffing en boetes geconfronteerd te worden. Een rittenregistratie mét een verklaring geen privégebruik is voor u als werkgever dan ook veiliger. Mocht u wel gebruikmaken van zo’n verbod op privégebruik, dan dient dit in de loonaangifte als zodanig gecodeerd te worden.
 
Bestelauto’s die doorlopend afwisselend door verschillende werknemers worden gebruikt, kunnen onder de eindheffing van de loonbelasting vallen. Deze bedraagt € 300 per auto per jaar. Er mag dan geen vaste berijder of vast gebruikspatroon zijn. Ook deze bestelauto’s vereisen een specifieke loonbelastingverwerking.

7.    Eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik

Sommige werkgevers brengen een eigen bijdrage in rekening aan hun werknemers in verband met de ter beschikking gestelde auto, met name voor het privégebruik van de auto. Maar ook kan worden gedacht aan een betaling in verband met:

- het overschrijden van een normleasebedrag;
- parttime dienstverband;
- het laten aanbrengen/inbouwen van accessoires;
- eigen risico bij schade.

Betalingen die werknemers in verband met de auto van de zaak aan de werkgever doen, komen alleen in mindering op de autokostenbijtelling als zij een vergoeding zijn voor het privégebruik van de auto.
Als er geen nadere afspraken vastliggen, kan de Belastingdienst zich op het standpunt stellen dat de vergoeding van de werknemer ziet op het totale gebruik van de auto, dus zowel op de zakelijke als de privékilometers. Alleen het deel dat betrekking heeft op de privékilometers kan op de bijtelling in mindering komen.

Het is dus belangrijk om afspraken over de betalingen van de werknemer aan de werkgever vast te leggen en ook de redactie van de bepalingen in de overeenkomst is van cruciaal belang om de eigen bijdrage in mindering te brengen. Het is daarbij van belang dat eventuele bijdragen van de werknemer worden verdisconteerd in de eigen bijdrage voor privégebruik en dat dit schriftelijk wordt vastgelegd.
Als wordt afgesproken dat de werknemer een bedrag ineens betaalt (bijvoorbeeld bij de aanschaf van een duurdere auto), moet deze betaling voor de bepaling van de eigen bijdrage voor privégebruik worden verspreid over de gebruiksperiode van de auto.

Er geldt een aanvullende voorwaarde voor betalingen in verband met het eigen risico bij schade. Deze kan alleen als eigen bijdrage voor privégebruik in aanmerking komen als de betreffende schade niet het gevolg is van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen. Ook deze betaling moet vooraf worden vastgelegd.

8.    Rittenadministratie en boetes

Overtuig uzelf ervan dat de gevoerde kilometeradministratie sluitend is.

De Belastingdienst controleert dit zeer nauwgezet, bij minimaal geconstateerde onduidelijkheden kan de kilometeradministratie geheel worden verworpen en zal de Belastingdienst de Inkomstenbelasting over het privégebruik van de auto met boete naheffen.

De hogere boetes zijn een gevolg van een aanpassing van het Besluit Bestuurlijke Boeten Belastingdienst (BBBB) dat op 1 januari 2010 in werking is getreden. Vooral de boete ten aanzien van de auto van de zaak is flink hoger geworden.

Als de Belastingdienst constateert dat u meer dan 500 privékilometers heeft gereden met uw auto van de zaak, dan kunt u een boete verwachten van 80% van € 4.920, het wettelijke maximum bij aangiftebelastingen zoals de loonbelasting. Daarnaast kunt u nog een naheffingsaanslag loonbelasting verwachten. Is dit al eerder voorgekomen, dan moet u de volledige € 4.920 als boete betalen.

Het overleggen van een onjuiste of onvolledige rittenadministratie leidt altijd tot een boete van het wettelijk maximum.

Als door opzet of grove schuld blijkt dat de loonbijtelling wegens privégebruik auto van de zaak ten onrechte niet heeft plaatsgevonden en de werkgever over dit loonbestanddeel geen loonbelasting heeft voldaan, dan legt de inspecteur gelijktijdig met het opleggen van een naheffingsaanslag de werkgever een vergrijpboete op. De vergrijpboete bedraagt 40% van de over de loonbijtelling verschuldigde loonheffing als het om grove schuld gaat en 80% als er sprake is van opzet.